Möglichkeiten digitaler Informationsarbeit der Personalvertretungen

Unter Electronic Government, kurz eGovernment, wird die „Abwicklung geschäftlicher Prozesse im Zusammenhang mit Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechnik über elektronische Medien“ verstanden. eGovernment bedeutet, dass Intranet- und Internetanbindung künftig zur Standardausrüstung eines Arbeitsplatzes gehören werden.
Elektronisches Verwaltungshandeln bewirkt tief greifende Veränderungen der Verwaltungsorganisation, es beeinflusst Arbeitsinhalte und -abläufe und wirkt sich auf die alltäglichen Aufgaben der Beschäftigten in Ämtern und Behörden aus.

Auswirkungen und Möglichkeiten der digitalisierten Arbeitswelt:
1. Online-Information
2. Virtuelle Dienststellen
3. Just-in-Time-Tätigkeit
4. Telearbeit
5. Veränderung der internen Kommunikationsstrukturen
a) Telefon- und Videokonferenzen
b) Online-Kommunikation
c) Online-Chats
d) Document-Sharing
6. Verdrängung konventioneller Medien und Abläufe wie
a) Rundschreiben
b) Schwarze Bretter
c) Formularwesen
Link-Tipp:
Das Internetportal der Gewerkschaft ver.di zum eGovernment >>>weiter

Wenn die Netzkommunikation zur Grundvoraussetzung des Arbeitens im öffentlichen Dienst wird, sind auch die Personalvertretungen gezwungen, die elektronischen Netze zu nutzen, um die Kommunikation mit den Beschäftigten zu sichern, den raschen Informationsfluss zu gewährleisten und die Interessenvertretung wirkungsvoll organisieren zu können.
Während sowohl das Bundespersonalvertretungsgesetz als auch die Personalvertretungsgesetze der Länder umfassende Mitbestimmungsrechte der Interessenvertretungen bei der Einführung von eGovernment beinhalten, ist die Internetnutzung der Interessenvertretungen aus juristischer Sicht längst noch nicht selbstverständlich.

Mitbestimmung bei Einführung von eGovernment
Die Mitbestimmungsrechte bei der Einführung von eGovernment leiten sich vor allem aus dem Daten- und Persönlichkeitsschutz, dem Arbeits- und Gesundheitsschutz und aus dem Rationalisierungsschutz ab. Die Personalräte haben neben diesen Mitbestimmungsrechten die Pflicht zur Überwachung der zugunsten der ArbeitnehmerInnen geltenden Vorschriften. Darüber hinaus haben sie in allen Fragen, die mit dem eGovernment zusammenhängen, Unterrichtungs-, Beratungs- und Antragsrechte. Hierbei handelt es sich in erster Linie um Fragen der möglichen Überwachung der Beschäftigten durch Informationstechnik (IT), die Gewährleistung des Datenschutzes, die Bewertung neuer Arbeitsformen und die informationstechnische Weiterbildung der Beschäftigten. Um ihre Aufgaben zu erfüllen, können die Interessenvertretungen Sachverständige hinzuziehen und Schulungen besuchen.

Informationstechnik in der Personalratsarbeit
Der Einzug digitaler Informationstechnik in die Verwaltung ist für das Personalvertretungsrecht von großer Bedeutung: Die Kommunikation in den Behörden gewinnt eine neue, „virtuelle“ Dimension – und die Personalvertretung neue Möglichkeiten für ihre Informationsarbeit. Personalräte sollten und können sich die informationellen und kommunikativen Potentiale behördeninterner Netze ebenso wie des world wide web für die Aufgaben der Personalratsarbeit zu eigen machen.

Möglichkeiten und Grenzen für die digitalisierte Informationsarbeit des Personalrats hängen u. a. von der technischen Ausstattung der Personalvertretung ab:

§ 44 Abs. 2 und 3 regelt den Anspruch von Personalvertretungen auf eine angemessene arbeits- und informationstechnische Ausstattung: Für die Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung hat die Dienststelle in erforderlichem Umfang Räume, den Geschäftsbedarf und Büropersonal zur Verfügung zu stellen (§ 44 Abs. 2 BPersVG). Darüber hinaus werden dem Personalrat in allen Dienststellen geeignete Plätze für Bekanntmachungen und Anschläge eingeräumt (§ 44 Abs. 3 BPersVG). Obwohl die Entscheidung über die Technikausstattung und die Informationsmöglichkeiten des Personalrats im digitalen Zeitalter untrennbar miteinander verbunden sind, sind Arbeitsmittel und Informationstechnik in Ermangelung einer Novellierung des Bundespersonalvertretungsgesetzes in § 44 Abs. 2 und 3 BPersVG nach wie vor unterschieden.

Dagegen ist im Betriebsverfassungs-Reformgesetz 2001 die Informations- und Kommunikationstechnik in § 40 Abs. 2 berücksichtigt: „Für die Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung hat der Arbeitgeber in erforderlichem Umfang Räume, sachliche Mittel, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Büropersonal zur Verfügung zu stellen.“ Da die Rahmenbedingungen der Informationsarbeit der Personalräte also nur aufgrund „veralteten“ Rechts gewonnen werden können, bietet das Betriebsverfassungs-Reformgesetz 2001 zumindest einen interpretatorischen Ansatzpunkt.

Die Rechtsprechung der Arbeits- und Verwaltungsgerichte der jüngeren Vergangenheit unterstützt weitgehend die informationstechnische Modernisierung der Betriebs- und Personalratsarbeit.
Personalräte müssen die Arbeits- und Informationstechnik zur Verfügung gestellt bekommen, die es ihnen erlaubt, ihrem gesetzlichen Kommunikationsauftrag gegenüber den Beschäftigten angemessen zu genügen. Mit dem Einzug digitaler Arbeitstechnik in die Verwaltung ist die Frage, was hierfür an Arbeits- und Informationstechnik der Personalräte erforderlich bzw. geeignet ist, neu entbrannt. Abgesehen davon, dass sich inzwischen bestimmte arbeitstechnische Grundstandards – wie etwa die Ausrüstung des Personalrats mit einem PC – durchgesetzt haben, kommt es im Zweifel auf die überzeugende Begründung der Personalvertretung an, ob sie Intranet- und Internetanbindung sowie E-Mail im Personalratsbüro durchsetzen kann. Der Personalrat muss im Zweifel begründet darlegen, warum die informations- und kommunikationstechnische Ausrüstung im Personalratsbüro notwendig ist, und er muss die entstehenden Kosten sachlich angemessen und für den Dienstherrn zumutbar kalkulieren. Aus der Sicht eines Dritten muss der Personalrat die Interessen der Dienststelle und der Vertretung der Beschäftigten gegeneinander abwägen. Weder reichen bloße Rationalisierungseffekte noch die damit möglicherweise verbundenen Arbeitserleichterungen als Begründung aus. Erst wenn die Aufgaben der laufenden Geschäftsführung quantitativ und qualitativ so anwachsen, dass andere Rechte und Pflichten des Personalrats vernachlässigt werden müssen, um die laufenden Geschäfte zu erledigen, kann es erforderlich werden, zusätzliche oder andere Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Es sind also Inhalt und Umfang der vom Personalrat wahrzunehmenden Aufgaben, die unter Berücksichtigung der betrieblichen Verhältnisse letztlich dafür entscheidend sind, ob der E-Mail-Verkehr, der Internetzugang oder die eigene Homepage zur sachgerechten Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Was für die technische Ausstattung eines Personalrats erforderlich ist, kann darüber hinaus nicht unabhängig vom jeweiligen Stand der Informations- und Kommunikationstechnik in einer Behörde bestimmt werden. Vielmehr hängt die Erforderlichkeit der technischen Ausstattung eines Personalrats maßgeblich davon ab, wie die Beschäftigten mit der Dienststellenleitung und untereinander kommunizieren. Die Personalvertretung darf von der technologischen Entwicklung in der Dienststelle nicht abgekoppelt werden, denn sie kann ihren Aufgaben und insbesondere ihrer Informationspflicht gegenüber den Beschäftigten nicht mehr genügen, wenn ihre informationstechnischen Systeme mit denen der Beschäftigten nicht mehr kompatibel sind.

Kommunikations- und Informationsangebote der Personalräte im Netz
Mit der zunehmenden Informationstechnik in Ämtern und Behörden sehen sich die Personalvertretungen neuen Herausforderungen gegenüber, die sich in drei Nutzungsmöglichkeiten zusammenfassen lassen:
1. Kollektive Angebote über das Internet
- Informations-, Service- und Beratungsangebote
- Werbung
- Publikationen usw.
2. Individuelle Angebote über das Internet
- Verwaltung per Internet und E-Mail
- Möglichkeiten der elektronischen Problemlösung
- Individuelle Serviceangebote
3. Kommunikative Aspekte
- direkte persönliche Ansprache und Erreichbarkeit per E-Mail
- schneller Austausch von Informationen und Meinungen per E-Mail
- Kommunikation mit der Belegschaft
- Kommunikation der Personalräte untereinander

Die E-Mail-Nutzung bietet die Möglichkeit, über Verteilergruppen bestimmte Personenkreise, FunktionsträgerInnen, Gremien oder aber die gesamte Belegschaft schnell und ohne großen Aufwand zu informieren. Information und Kommunikation über E-Mail ist dem Schwarzen Brett damit zweifellos überlegen, doch solange nicht alle KollegInnen über E-Mail erreichbar sind, müssen die herkömmlichen Informationswege erhalten bleiben.

Als Informationsmedium ist neben dem E-Mail-System vor allem die eigene Website des Personalrats von besonderer Bedeutung. Die Homepage der Interessenvertretung ist in erster Linie ein Mitteilungs- und Dokumentenportal und wird es auf absehbare Zeit wohl auch bleiben. Die interaktive Nutzung der Netzwerke zur gemeinsamen Abstimmung und Pflege von Terminkalendern, zur Erstellung von Dokumenten, zum Meinungsaustausch im Chat ist aufwendiger und erfordert häufig einen zu hohen zeitlichen Einsatz für die kontinuierliche Pflege. Offensichtlich entspricht diese Nutzung auch weniger den Wünschen der Beschäftigten. Dennoch bietet sich für die Zukunft die interaktive Nutzung der Homepage des Personalrats besonders bei verteilten Dienststellen an.

Der Informationsservice sollte zunächst darauf gerichtet sein, das Personalratsgremium selber vorzustellen. Ohne Zustimmung des einzelnen Personalratsmitglieds dürfen auf der dienststelleninternen Homepage des Personalrats folgende Daten veröffentlicht werden:
Name
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Zuständigkeit sowie
diejenigen Daten, die anlässlich der Wahl publik gemacht wurden.

Um die Kommunikation via Internet mit dem einzelnen Personalratsmitglied zu beschleunigen und zu vereinfachen, ist es sinnvoll, die jeweilige E-Mail-Adresse zu verlinken.

Bei der Veröffentlichung weiterer Personalrats- bzw. Beschäftigtendaten sind die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu beachten, d. h. es muss die Zustimmung des einzelnen Personalratsmitglieds vorliegen. Insbesondere bei extern zugänglichem Internetauftritt dürfen gemäß § 4 a BDSG Fotos und weitere personenbezogene Angaben erst nach freiwilliger und schriftlicher Zustimmung öffentlich gemacht werden. Nicht nur die Dienststelle, auch der Personalrat unterliegt den datenschutzrechtlichen Regelungen und muss insoweit Maßnahmen zur Datensicherheit und zum Schutz personenbezogener Daten ergreifen. Durch besondere Schutzeinrichtungen wie zum Beispiel der Einrichtung einer Firewall müssen Zugriffe Unbefugter auf die im Personalratsbüro gespeicherten Daten ausgeschlossen werden.

Der Informationsservice sollte sich darüber hinaus auf die Arbeit des Personalrats erstrecken. Insbesondere können Sitzungstermine, Sprechzeiten, Tagesordnungen der Gremien, Stellungnahmen zu öffentlich diskutierten Entwicklungen der Dienststelle, Personalratsinfos ohne weiteres veröffentlicht werden. Vertrauliche Informationen wie Personalangelegenheiten, Protokolle, Berichte aus den Personalversammlungen und Interna der Dienststelle müssen auf Gremienmitglieder oder DienststellenmitarbeiterInnen beschränkt und durch Passwörter geschützt werden.

Darüber hinaus könnte der Service die folgenden Informationsangebote umfassen:
Aktuelles
Termine
Hintergrundinformationen
Tarifinformationen
Arbeits- und Gesundheitsschutzinformationen
Rechtsprechung
Dienstvereinbarungen

Weiter Rubriken könnten sein:
Grundsätzliches zur Personalratsarbeit
JAV (Jugend- und Auszubildendenvertretung
Aktualisierungen
Neu im ...(Monatsname)
FAQ (frequently asked questions – häufig gestellte Fragen)
Links

Unter dem Menu „Links“ könnte auf die Websites von Gewerkschaften, Behörden und anderen Personalräten verwiesen werden. Ein Service allgemeinerer Art ist die Verlinkung mit der Telefonauskunft oder der Bahn.

Die Verlinkung auf andere Websites sollte gleichwohl mit dem Hinweis verknüpft sein, dass sich der Personalrat die Meinung eben dieser Websites nicht zu eigen macht bzw. keine Verantwortung hierfür übernimmt.

Drei Beispiele für informative und benutzerfreundlich gestaltete Personalrat-Websites

1. Website des Personalrats der wissenschaftlich, ärztlich und künstlerisch Beschäftigten (PRwiss) an der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule (RWTH) Aachen >>>weiter

2. Personalrat der Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer
>>>weiter

3. Personalrat beim Bundesarchiv >>>weiter

Eine umfangreiche Sammlung der Internetadressen von Personalräten hat Dr. Manuel Kiper von der Beratungsstelle für Technologiefolgen und Qualifizierung (BTQ) Niedersachsen im Bildungswerk ver.di im Personalrat, H. 6, 2004 zusammengestellt.
Dessen Beitrag „Internetgestützte Personalratsarbeit“ sei aber auch darüber hinaus denen zur Lektüre empfohlen, die sich für das Thema „Informationstechnik in der Personalratsarbeit“ interessieren. Kiper, Manuel: Internetgestützte Personalratsarbeit, in: Der Personalrat, H. 6, 2004, S. 205-214.

Unter www.boeckler.de hat die Hans-Böckler-Stiftung eine umfangreiche Themenliste für den Webauftritt einer Interessenvertretung online gestellt.

Website-Gestaltung
Für die Umsetzung einer personalratseigenen Website müssen im Vorfeld einige gestalterische Fragen geklärt werden. Grundsätzlich sollte der Webauftritt eines Personalrats serviceorientiert, übersichtlich und benutzerfreundlich sein. Soweit die Dienststelle mit einer eigenen Homepage im Netz vertreten ist, müsste das für die Informationstechnik verantwortliche Personal auch den Personalrat bei der Erstellung seiner Website unterstützen, wenn das erforderliche Know-how dort nicht vorhanden ist. Allerdings bedarf auch die Pflege der Website eines gewissen Know-hows, das insoweit im Personalrat vorhanden sein sollte, denn die regelmäßige Pflege ist für Aktualität und Attraktivität der Homepage unerlässlich.

Im Vorfeld müssen in erster Linie Fragen des Layout geklärt werden, das nicht zuletzt unter ergonomischen Gesichtspunkten wohl überlegt sein muss. Neben der Farbe müssen Schriftgröße und -breite, der Abstand zwischen den Zeilen, die Anordnung von Headline, Menüleisten, Texten, Bildern, Grafiken, Buttons und Logos sorgfältig abgewogen werden.

Hilfestellung beim Aufbau einer Personalrats-Website bietet die Hans-Böckler-Stiftung, unter www.boeckler.de; Mitbestimmungsförderung/Gestaltungshilfen, wo sie Zugang zu kostenloser Software und zu Seiten mit Übungsbeispielen vermittelt.

Digitalisierte Gewerkschaftsrechte
Für die Vermittlung gewerkschaftlicher Information und die Kommunikation gewerkschaftlicher Ziele kann im „digitalen Zeitalter“ nicht mehr auf elektronische Medien verzichtet werden. 1995 hat das Bundesverfassungsgericht die restriktive Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts korrigiert, das die betriebliche Werbung und Präsenz der Gewerkschaften auf einen engen Kernbereich eingeschränkt hatte.
Sofern eine Dienststelle über ein Intranet verfügt, steht den Gewerkschaften zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben nunmehr das Recht zu, eigene unzensierte Homepages einzurichten oder zu verlinken. Nicht nur die Gewerkschaft, sondern auch das einzelne Gewerkschaftsmitglied in der Dienststelle darf im Netz Mitglieder werben.

Zum Weiterlesen:
Kersten, Jens: Jenseits des Schwarzen Bretts. Zur Informationsarbeit der Personalvertretungen im „digitalen Zeitalter“, in: ZfPR, H. 6, 2004, S. 175-184.
Kiper, Manuel: Mitbestimmung bei eGovernment, in: Der Personalrat, H. 3, 2003, S. 91-99.
Wedde, Peter: Digitalisierte Verwaltung. Veränderung der Arbeitsbedingungen für Gewerkschaften, in: ZfPR, H. 7/8, 2003, S. 212-215.
Wilhelm, Peter: Kontrollmöglichkeiten der Verwaltung durch neue Technologien und die Beteiligung der Personalvertretung, in: Öffentliches Dienstrecht im Wandel. Festschrift für Walther Fürst, Präsident des Bundesverwaltungsgerichts a.D. zum 90. Geburtstag am 10. Februar 2002, hrsg. von Ingeborg Franke, Rudolf Summer, Hans-Dietrich Weiß, Berlin 2002, S. 425-445.